Plateforme
De la demande à la preuve, sans tableur ni relance à la main
Vigilo réunit ce que les équipes font aujourd'hui avec un tableur, une boîte mail et un agenda : savoir qui doit quoi, le demander, le vérifier et le prouver.
Trois principes
- /01
Simple au premier jour
Réglages par défaut par pays, import Excel, relances préréglées : les premières demandes partent sans paramétrage.
- /02
Puissant ensuite
Règles d'attribution, circuits de validation, champs personnalisés, rapports programmés, API.
- /03
Accompagné si besoin
L'équipe Vigilo peut relancer par téléphone et vérifier les pièces à votre place.
/01 Relancer
Chaque document demandé à temps, chaque retard relancé
Vigilo écrit aux tiers avant l'échéance, relance après, groupe les demandes par destinataire et passe le relais à un conseiller quand l'email ne suffit plus.
- Plus de relance manuelle. Le calendrier part tout seul, pour les documents comme pour les contrôles périodiques.
- Moins d'emails, mieux lus. Un tiers qui doit trois pièces reçoit un seul message, dans sa langue.
- Un humain pour les derniers. Avec l'offre accompagnée, les retardataires reçoivent un appel.
Attestation d'assurance
Boulangerie Martin · Lot 4, Bureaux Paris 9e
-
1 mars
Demande envoyée
-
15 mars
Relance groupée (2 documents)
-
1 avr.
Échéance dépassée En retard
-
8 avr.
Appel de Karim (Vigilo) : dépôt promis le 10/04 Promesse
-
10 avr.
Pièce déposée, lue et validée Conforme
/02 Collecter
Vos tiers déposent en deux minutes, depuis leur téléphone
Pas de compte, pas de mot de passe : un lien sécurisé ouvre l'espace du tiers avec ce qui lui est demandé, pourquoi, et pour quand.
- Plus de pièces reçues. Moins d'obstacles pour le tiers, donc plus de dépôts dès la première demande.
- Photo acceptée. Une photo du document devient un PDF propre, compressé et lisible.
- Moins d'allers-retours. Le motif d'un refus est clair et le tiers corrige au même endroit.
Foncière Démo vous demande
3 documents
-
Attestation d'assurance RC
Avant le 31 mars À déposer -
Attestation de vigilance URSSAF
Avant le 15 avril À déposer -
Extrait Kbis
Reçu le 2 mars Validé
Photo ou PDF
Lien sécurisé · sans compte
/03 Savoir quoi demander
Ce que la loi exige, pays par pays, déjà paramétré
Plus de 380 types de documents et de contrôles, chacun avec sa base légale, son lien vers la source, sa périodicité, ses champs et ses points de contrôle.
- Rien à rechercher. Les obligations courantes de votre pays sont prêtes à l'emploi.
- Multi-pays. Un portefeuille en France, en Belgique et en Allemagne se suit dans le même outil.
- Tenue à jour. Chaque mise à jour d'un modèle est publiée en nouvelle version, avec sa note.
- FR Attestation de vigilance URSSAF C. trav. L8222-1 6 mois
- FR Vérification des installations électriques C. trav. R4226-16 1 an
- BE Contrôle de l'installation électrique RGIE 5 ans
- DE Energieausweis GEG § 79 10 ans
- GB Gas Safety Record GSIUR 1998 r. 36 1 an
- IT DURC DM 30/01/2015 120 jours
/04 Surveiller
Chaque équipement de chaque site, contrôlé à temps
Sprinklers, alarmes incendie, extincteurs, installations électriques, ascenseurs, chaudières : Vigilo suit les contrôles périodiques par équipement et demande le rapport au bon prestataire.
- Actifs protégés. Moins de risque de refus d'indemnisation ou de fermeture administrative.
- Douze mois de visibilité. Le calendrier des contrôles à venir, par site et par portefeuille.
- Réserves suivies. Les constats d'un rapport sont suivis jusqu'à leur levée.
- Sprinklers Prochain contrôle : 14/11/2026 Dans 18 j
- Système de sécurité incendie Prochain contrôle : 02/02/2027 À jour
- Extincteurs Prochain contrôle : 30/09/2026 En retard
- Portes coupe-feu Prochain contrôle : 18/03/2027 À jour
- Installations électriques Prochain contrôle : 05/06/2027 2 réserves
/05 Vérifier
La pièce lue, contrôlée, puis validée par une personne
Vigilo lit les dates, numéros et montants sur le document, les compare à ce qui est attendu et signale les écarts. La décision reste humaine.
- Validation plus rapide. Les champs sont pré-remplis ; il reste à vérifier et à décider.
- Moins d'erreurs. Date dépassée, mauvais nom, montant insuffisant : signalé avant validation.
- Lecture encadrée. Lecture sur nos serveurs d'abord ; un document difficile peut être lu par un service d'IA nommé dans nos sous-traitants, désactivable. Jamais d'entraînement de modèle.
Lu sur le document
- Assureur
- Mutuelle Atlantique
- Contrat
- RC-2026-118 403
- Période
- 01/01/2026 → 31/12/2026
- Montant garanti
- 2 000 000 €
- Assuré
- Martin & Fils SARL
- Nom différent de la fiche du tiers
/06 Prouver
La preuve que tout est à jour, en un clic
Tableau de bord par portefeuille, rapports filtrables, rapports programmés et dossier de conformité de chaque site, prêts pour un assureur, un auditeur ou un acquéreur.
- Situation en temps réel. Taux de conformité, retards et échéances à venir, par site, tiers et type.
- Prêt pour une cession. Le dossier d'un site rassemble les pièces valides et leur registre.
- Envoyé tout seul. Rapports programmés par email aux propriétaires et aux équipes.
- 24 pièces valides
- Registre daté du 27/10/2026
- 6 contrôles d'équipements à jour
- Assurances des 9 occupants
/07 Connecter
Vigilo dans vos outils, vos outils dans Vigilo
Une API documentée pour synchroniser sites, tiers et exigences, des webhooks pour réagir aux événements, et la connexion unique de votre annuaire d'entreprise.
- Pas de double saisie. Les tiers de votre ERP ou de votre logiciel de gestion arrivent dans Vigilo.
- Temps réel. Une pièce validée ou un retard déclenche vos propres traitements.
- Connexion unique. Vos équipes se connectent avec leur compte d'entreprise.
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Parlons de vos conformités
Une démonstration de 30 minutes sur vos propres cas. Réponse sous un jour ouvré.